家電製品や旅行プランを選ぶ際に、価格や機能、サービス内容、評判などを比較検討するように、企業活動においても「比較購買」は調達の基本です。ただし、企業の購買活動は品質・コスト・納期といった取引条件はもとより、サプライヤの財務状況や信用度評価などの客観的な基準に基づき合理的な選定根拠が求められます。そして多くの場合、上長や関係部署による承認を経て、初めて正式な発注へと進むことができます。
一連のプロセスを踏まえると、比較購買は組織として最適な意思決定を行うという、企業における内部統制上の振る舞いそのものといえるでしょう。本記事では、企業の比較購買について、重要性や具体的な効果、実践的なフロー、成功のコツと注意点、そして比較購買を効率化するシステム活用まで、網羅的に解説します。
目次
比較購買とは？その重要性について
企業が物品やサービスを購入する際、必要とするサービスレベルに合った適正価格を取得し、購買することが理想とされています。納得感のある価格で調達するための基本的なアプローチが「比較購買」です。言われたものをそのまま購入するのではなく、複数の選択肢を吟味し、自社にとって最も有利な条件を引き出すための重要なプロセスとなります。
ここでは、比較購買が具体的にどのような活動を指すのか、そしてなぜ企業活動において重要視されるのかを解説します。
比較購買とは
比較購買とは、物品やサービスを購入する際に、複数の選択肢を多角的に比較検討する活動全般を指します。具体的には、同じような機能を持つ製品について複数のメーカーを比較したり、複数のサプライヤから相見積もりを取得して比較したりすることです。
候補となる物品・サービスを比較検討し、価格や品質、サービス内容などを総合的に評価し、自社が最も納得できる条件で購入することが比較購買の目的です。
比較購買の重要性
購買コストを適切に管理することは、企業の利益確保に直結します。購買コストは総支出の中で大きな割合を占めるためです。比較購買を徹底すれば、不必要に高い価格で購入してしまうことを避けられ、結果としてコストの削減につなげられます。
また、比較購買の重要性はコスト面に限りません。複数のサプライヤや物品・サービスを比較することで、自社の要求仕様や目的に最も合致したサプライヤを見つけることが可能になります。これは特定のサプライヤへ依存することを防ぎ、健全な取引関係を構築するうえでも重要です。
比較購買の主な効果
比較購買を適切に行うことで、物品・サービスを適正価格で調達できることや、適切なサプライヤと健全な取引を行うことで、内部統制を強化できるなどのメリットがあります。
ここでは、間接材(物品材・サービス材)購買におけるそれぞれの効果について具体的に解説します。
適正価格の間接材(物品材・サービス材)が選定できる
近年、人件費、石油資源などの原材料の価格高騰や為替変動などの影響により、多くの企業で調達コストが増加傾向にあります。このような状況下において、比較購買は間接材を適正な価格で調達するための重要な手段です。複数のサプライヤから見積もりを取得し比較することで、不当に高い価格設定を見抜いたり、コスト削減の機会を発見したりすることが可能になります。
ただし、最も重要なのは単に最低価格を選ぶことではありません。価格だけでなく、要求される品質基準を満たしているか、希望する納期に間に合うか、サポート体制は基準を満たしているか、などといった多角的な視点から比較検討することが重要です。
優位な交渉がしやすくなる
比較購買を行うことは、サプライヤとの価格交渉を有利に進める強力な武器といえるでしょう。複数の見積価格や市場価格・相場を精査して妥当な目標価格を定め、価格交渉を行うことで、より有利な条件を引き出しやすくなります。
根拠のない値引き要求ではなく、明確な目標価格を持って交渉に臨めるため、無駄な駆け引きに時間を費やすことなく、スムーズに交渉を進められる可能性も高まります。ただし、有利な立場であっても、誠実なコミュニケーションを心がけ、円滑な交渉を目指すことが肝要です。
内部統制が強化できる
長期間にわたって同一のサプライヤと継続的な取引を行っている場合、担当者との関係性が深まる一方で、客観的な視点が失われ、価格や取引条件の妥当性に対するチェックが甘くなる可能性があります。極端なケースでは、担当者とサプライヤとの間で癒着が生じ、会社にとって不利益な取引が行われたり、不正行為が発生したりするリスクも否定できません。
このようなリスクを回避するためには、定期的に相見積もりを取得するなど、比較購買のプロセスをルールとして定め、運用することが有効です。購買の意思決定が客観的較データに基づいて行われるようになり、透明性が向上するため、不正を未然に防ぐ抑止力として機能します。
比較購買を行うための基本的な流れ
比較購買を行うには、条件整理と候補となるサプライヤの検討、相見積もりによる比較・検証が効果的です。具体的には、以下の流れに従って進めます。
1.取引条件を整理する
まず、購入したい物品やサービスに対する自社の取引を明確にします。具体的には、要件を満たし得る仕様、必要な数量、予算の上限、希望する納期などを決定したうえで要件を整理します。
取引条件が曖昧なままでは、各サプライヤから提示される見積もりの内容や基準にばらつきが生じ、適切な比較検討が困難になります。そのため、すべてのサプライヤに対して同じ取引条件を明確に伝えましょう。
2.サプライヤを検討する
次に見積もりを依頼するサプライヤ候補を選定します。購入を検討する物品材・サービス材を取り扱うサプライヤの業種、業態を調べ、該当するサプライヤが所属する協会(一般社団法人)の会員名簿を入手したり、候補となるサプライヤの公式サイトを調べたり、比較サイトやポータルサイトを活用したりするなど、様々な方法で候補を探しましょう。その際には、第三者の評価や導入事例なども有力な参考情報となります。
また、新規で取引を検討する場合には、経営状況や支払い能力といった信用状態を評価する「与信調査」を行うことも重要です。これらの情報を踏まえたうえで、自社の需要に合致するサプライヤ候補を複数社選定します。
3.見積もり依頼をする
比較検討するサプライヤ候補を選定できたら、実際に見積もりを依頼します。ステップ1で整理した発注要件（必要な品質や機能・仕様、必要な数量、予算の上限、希望する納期など）を正確に伝え、見積書の提出を依頼しましょう。
見積もり依頼を行う際には、回答期限や希望納期を明確に伝えるようにしましょう。サプライヤ側の対応がスムーズになるだけでなく、自社内での比較検討や意思決定のスケジュールも管理しやすくなります。
4.見積もり内容を比較する
提出された見積もりを、事前に定めた評価基準に基づいて詳細に比較検討します。具体的には、次の点が基準となります。
- 価格
- 品質
- 納期
- 支払い条件
- アフターサービス
- 保証内容
- 技術サポートなど
比較検討の際は価格だけでなく、総コストを考慮することが重要です。不明点や疑問点は取引開始前に確認しておきましょう。
比較購買に失敗しないためのコツ・ポイント
比較購買をより効果的、かつスムーズに進めるには、複数の新規サプライヤ候補を選出することや、複数のサプライヤから相見積もりを取得するなどの工夫が必要です。比較購買に失敗しないために、以下のポイントを意識しましょう。
複数社から見積もりをもらう
比較購買の基本的なポイントは、複数社から見積もりを取得することです。1社や2社だけの見積もりでは、提示された価格や条件が市場相場と比較して妥当なのか判断が難しく、最適な選択ができない可能性があります。
選択肢を複数持つことで、単に価格が安いだけでなく、自社のニーズや利用目的に合致したサプライヤが提案する物品・サービスを見つけやすくなります。
新規のサプライヤを積極的に探す
比較購買を行う際には、いつも取引している既存のサプライヤだけでなく、新規も積極的に候補に加えることが重要です。長年の付き合いがあるサプライヤとの取引条件が本当に適正なのかを見定めるためにも、新規のサプライヤが提案する見積もりと比較・検討することが重要です。
また、新規サプライヤの中には、より革新的な技術やサービスを提供していたり、競争力のある価格を提示してきたりする可能性もあります。そのため、常に新しい選択肢を検討し、取引条件の妥当性を継続的に評価していくことが求められます。
複数社から見積もりをもらっていることを伝える
あらかじめ「相見積もりである」という事実を正直に伝えることも、比較購買を有利に進めるためのコツです。最初から値引き交渉を見越した高い価格ではなく、他社に負けないような、より競争力のある価格や有利な条件を提示してくる可能性が高まります。
ただし、伝え方には注意が必要です。高圧的な印象を与えず、あくまで公正な比較検討を行うための情報提供であるという姿勢を示すことが大切です。
比較購買のデメリット
比較購買は多くのメリットをもたらしますが、実施にあたってはデメリットも存在します。
ここでは3つのデメリットを紹介します。
複数社とのやり取りに手間がかかる
最適なサプライヤを見つけるためには、比較対象となるサプライヤをリストアップし、各社に対して見積もりを依頼する必要があります。見積もり内容に不明点があれば質問し、納期や支払い条件、サポート内容などを詳細に確認する作業も発生するでしょう。
比較するサプライヤの数が多くなればなるほど、このようなコミュニケーションコストは増大します。
取引情報の管理が大変になる
比較購買を継続的に行うと、取り扱う情報量が増え、管理が煩雑になります。新たに取引を開始するサプライヤが決まった場合には、基本情報の登録や取引口座の開設手続き、契約書（NDAを含む）の締結と管理といった事務作業も発生します。
関連情報や書類、過去の取引履歴などを正確に管理していくには手間がかかり、サプライヤの数が増えるにつれて業務量は増加します。そのため、管理体制が整っていないと情報が散逸してしまい、かえって非効率になってしまう可能性もあるでしょう。
比較購買を効率よく行うためには「購買管理システム」がおすすめ
比較購買は適正な価格での調達や内部統制強化に有効ですが、情報管理に手間がかかるという課題があります。比較購買のプロセスを効率的に進めるうえでおすすめなのが「購買管理システム」の活用です。特に間接材の購買に特化したシステムには、比較購買を支援するための便利な機能が備わっています。
代表的な機能は3つあります。
一つ目は「カタログ横断検索機能」です。カタログ横断検索機能は、契約しているサプライヤのWebカタログをシステム上で一度に検索し、価格や仕様などを簡単に比較検討できる機能です。この機能により、物品ごとに各社のサイトを確認する手間が省けます。
二つ目は「見積購買機能」です。システムを通じて複数のサプライヤに見積もりを依頼し、内容を比較することが可能です。従来手間のかかっていた見積もり取得・比較作業をシステム上で効率的に行えます。
三つ目は「契約購買」です。間接材の中でもサービス材や工業製品(尿素、硫安、過石)など、複雑な発注要件や契約内容、契約期間、取引履歴などを一元管理することが可能です。契約関連業務の業務効率化や発注要件の可視化に役立てることが可能です。
まとめ
比較購買は、企業の購買管理においてコスト削減、品質向上、サプライヤとの良好な関係構築、そして内部統制の強化を実現するための重要な取り組みです。本記事で解説したポイントを意識しながら適切な手順で進めることで、比較購買の効果を最大化できます。
また、サプライヤ管理を容易にし、比較購買の効率化と高度化を図るには購買管理システムの導入がおすすめです。間接材購買システムの「SOLOEL」は、豊富な外部カタログに紐づいたリアルタイムでの横断検索機能や相見積もり取得・比較機能、堅牢な内部統制機能を備えており、比較購買プロセスの効率化やコスト削減、コンプライアンス強化に貢献します。
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