間接材購買とは？企業にとって管理が難しい理由や最適化する方法を解説

企業のコスト構造に大きく影響するものの、注目されづらく管理も難しいといわれる「間接材購買」。製品に直接関わる材料や部品以外のあらゆる調達材を指すものであり、品目数が多く、部署ごとにバラバラに扱われやすいのが特徴です。

本記事では、間接材購買の特徴や具体的な管理方法を解説しながら、管理・統制が難しい理由や最適化のポイントについて解説します。

間接材とは？直接材との違い

企業がモノやサービスを製造・提供する際に必要な材には、直接材と間接材があります。まず、それぞれがどのような特徴を持ち、どのように異なるのかについて解説します。

直接材とは原材料や要素部品など、製造原価として賦課される材のこと

直接材は製品の製造工程で使用される原材料や部品等のことをいい、製造原価として計上されるものです。

例えば、自動車製造であれば鋼板やバッテリー、食品製造であれば食材そのものなどが該当します。直接材は製品の品質やコスト、納期に直結するため、専門的かつ精密な管理が必要です。また、購買担当者は生産計画や販売計画と連動して発注を行うことが多く、在庫管理や納期管理がシビアになる傾向もあります。

間接材とは製造消耗品や事務用品、役務等、主に販管費に計上される材のこと

企業が調達する直接材以外のあらゆる材を総称して間接材といいます。生産そのものを構成する要素ではないものの、事業活動を遂行するうえで欠かせない資材やサービスです。

例えば、製造現場に必要な補助材料や工具器具備品、文房具やコピー用紙などの事務用品、さらには清掃・保守・修理などの役務サービスなどが挙げられます。

間接材はカテゴリーや品目数が多岐に渡り、発注頻度が多くなりやすい一方、各部署が個別に購入しているケースが少なくありません。そのため、誰がどのくらいの数量をどの条件で購入しているか把握しにくく、購買の実態や支出総額の把握が難しい点が企業にとって大きな課題です。

直接材と間接材は役割や管理会計上の扱いが異なるため、オペレーションや管理方法も大きく変わります。特に間接材は様々な品目やサービスが存在し、部署ごとにバラバラに管理されることが多いため、コストの可視化や効率的な購買体制の構築が重要です。

間接材の具体例一覧

企業が取り扱う間接材は、多岐にわたる物品やサービスを含んでいます。ここでは、物品材とサービス材に大きく分けて、その具体例を記載します。

物品材カテゴリーの例

サービス材カテゴリーの例

間接材は、製品やサービスそのものを構成する「直接材」と異なり、企業の運営を支えるために必要なあらゆる物品やサービスを指すものであり、要求元部門ごとに必要とされる内容が変わるため、管理が煩雑になりやすいのが特徴です。一方で、全体像をしっかりと整理・把握できれば、コスト削減や支出抑制の広大なポテンシャルを見いだせる可能性があります。

間接材購買の管理が企業にとって難しい理由

間接材は、企業の生産に直結しないものの、事業活動のあらゆる場面において日常的に数多く消費される資材やサービスです。その特性上、企業全体で「誰が、何を、どれだけ使っているのか」が見えにくく、経営管理上の課題が生じやすくなります。

ここでは、間接材購買の管理が難しい理由について、5つの視点でご紹介します。

種類や量が多い

文房具のような事務消耗品からIT関連機器、設備の保守・修理サービスまで、一口に間接材といっても対象となるカテゴリーの幅は非常に広く、その性質や用途はまったく異なります。また、一つひとつの使用頻度や必要数が変動しやすいのも特徴です。

在庫管理を行っているアイテムはほとんど無く、複数の部署でそれぞれ異なる種類の同等品を調達していたり、予想以上に在庫が溜まっているのに誰も把握していなかったりするケースも発生します。一方、間接材の購買金額を積算すると企業の支出全体に占める割合は一般的に20％程度に上るとも言われ、収益に対する影響度合いは相当に大きなものがあります。

情報を一元化しにくい

間接材において全社一括の集中購買を行っているケースは、製造業における間接材料、チェーンストアにおける店舗備品など限定的であり、通常は各要求元部門が自身の裁量により分散購買を行っています。総務部、営業部、工場など、部署単位で独自の発注ルールやサプライヤを持つため、全社的に統一された運用がなされず、情報が分散しやすくなります。

運用が煩雑になりやすい

間接材の購買プロセスでは、一般的に、社内承認、発注、納品・検収、支払など段階ごとに担当部門や必要書類が異なります。加えて、消耗品の都度発注や業務委託契約など、取引形態が異なることが多く、業務フローの複雑化、属人化や情報の抜け漏れが発生しがちです。

また、間接材は必要に応じて都度発注することが多く、取引単位では少額でも件数が積み重なることで大きなコストやリソース消費につながります。わずかな非効率の積み重ねによって全体の費用や工数が増大するため、企業全体の生産性にも関わる問題です。

主管部門やKGI/KPIを設定しづらい

間接材は製造や販売に直接影響を与えないことから、「どの部門が責任を持つか」が曖昧になりがちです。製品の原価低減のように明確な成果指標を設定しにくいため、改善やコスト削減のためのKPIも立てづらい傾向があります。また、間接材購買の最適化というテーマは地味な印象があり、他の経営課題の陰に隠れてしまいがちです。

間接材購買を最適化する方法

多種多様で一元化や標準化が困難、責任の所在も曖昧になりがちな間接材購買の業務効率化やコスト削減を実現するためには、全社的なBPRとして抜本的な業務改革に取り組む必要があります。ここでは、BPRの基本的な進め方に則って、間接材購買の最適化を実現するための方法論や留意点等について述べます。

検討：経営目標や対象範囲の検討

実現できることは、大きく分けて「1.支出抑制（営業利益向上）」「2.プロセスコスト削減（付加価値向上）」「3.内部統制強化」の三点です。プロジェクトキックオフに先立って、それぞれをどのレベルで達成したいのか、大枠の方針を定める必要があります。また、間接材の対象範囲は非常に幅広く、ビックバンで取り組むのか、限定的または段階的に対応するのか等についても検討する必要があります。

分析：全社レベルでの実態調査（As-Isモデル）

会計データや納品伝票の精査などにより、どの部署がどのような物品・サービスを、どれだけ購入しているのか、可能な限り定量的に把握することが重要です。また、内部統制3点セットなどを基礎資料をベースに現場担当者へのヒアリングを行い、発注先の選定から請求支払いに至るまでの一連の作業を漏れなくフローチャート化します。

設計：あるべき姿（To-Beモデル）の定義と合意形成

まずは「間接材購買部門の設置」と「購買管理システムの導入」の二点について、経営戦略上の意思決定を行う必要があります。そして、組織形態と利用システムの前提に基づき、集約型もしくは分散型いずれかのビジネスプロセス（業務フロー、ルール）を設計します。その中でも、サプライヤの選定基準やソーシングの実行計画については明確に定める必要があります。

実行：ソーシングとパーチェシングの運用定着化

ソーシングとは、要求を定義し、サプライヤの選定や交渉を行うことです。パーチェシングとは、見積・発注・検収・支払の購買プロセスを正しく実行することです。この両輪を推進することで、間接材購買の最適化を実現します。特に、間接材は部署単位でサプライヤが分散しやすいため、全社でサプライヤを選定・統合するだけでも大幅なコスト削減につながる可能性があります。

モニタリング：KGI/KPIのトラッキングとサプライヤ評価

予め定めた数値管理手法に基づき、購買金額や稼働工数などの実績を収集・解析します。コスト削減、業務効率化、品質向上などの指標から達成度を評価し、継続的にPDCAサイクルを回します。調達購買マターであるため、とりわけ「支出分析とデマンドマネジメント」ならびに「サプライヤ評価と契約条件交渉」の両面からの取り組みが重要となります。

間接材購買管理システムとは？導入で可能になること

間接材購買管理システムとは、企業における多種多様な間接材の購買を集約化するシステムです。あらゆるサプライヤに対する見積・承認・発注・検収などの一連の業務フローを同一のシステム上で実施し、企業内の購買に関するアクションや取引実績を一元管理することが可能となります。

また、発注や承認がSaaS上で完結するため、紙書類や押印などに伴うアナログ作業の工数を大幅に削減できます。そのほか、サプライヤ情報や過去の取引実績を蓄積できるため、より戦略的な価格交渉や購買判断が可能となります。よって、間接材購買管理システムの導入は、「間接材購買の最適化」を実現するための近道であるといえます。

全社購買状況の見える化

間接材購買システムを全社展開することで、すべての要求部門が「誰に、何を、いつ、どの価格で発注しているのか」ほぼリアルタイムで追跡できるようになります。また、これまで散在していたサプライヤ別の取引状況がデータベースで一元管理されるため、過剰や偏在などといった問題点を俯瞰的に把握できるようになり、コスト削減に結びつけやすい点も大きな魅力です。

購買実績を分析するためのレポート機能が備わっている間接材購買システムも多く、自社全体の購買ボリュームやトレンドを把握して次の価格交渉に活かしたり、より有利なサプライヤと契約したりといった、ソーシング活動へのフィードバックを最小工数で実現できるようにもなります。

購買業務の適正化

間接材購買管理システムの導入を機に、サプライヤや購買業務フローを抜本的に見直すことで、人件・購買費の削減を実現します。まずは購買ボリュームが大きく、工数削減効果も高い「物品材」の購買業務効率化からの導入を推奨します。導入実績が豊富なサービスを採用すれば、メインユーザーである製造業におけるノウハウの横展開や自社の属する業界のベストプラクティスを活用することが可能です。

また、導入後の運用体制の構築が成功の鍵となります。システムの運用保守はベンダーが担うものとなりますが、「ソーシング」「パーチェシング」「マスタメンテナンス」「利用促進」等については、原則、ユーザー企業側でリソースを確保する必要があります。導入プロジェクトの中で運営管理に関するナレッジトランスファーは為されるものではありますが、ゼロベースで間接材購買組織を立ち上げるケースなどにおいては、BPOサービスの活用も視野に入れる必要があります。

システム化による統制強化

全社の購買プロセスを一括管理できるため、煩雑な管理業務を大幅に改善することできます。また、様々な承認フローに対応し、不要な購買の防止やコンプライアンス強化にも寄与します。例えば、一定額以上の発注には承認が必要となるよう設定しておけば、個人的な裁量だけで高額の購買が進むリスクを回避することが可能です。

また、承認や検収、支払といった各工程のログが時系列で記録されるため、万が一問題が生じた際にも原因を早期に突き止められます。監査対応においても、「誰が、いつ、どのような操作を行ったのか」が明確となるため、内部統制の強化にも寄与します。

間接材購買システムを選ぶ際のポイント

間接材購買システムの導入を検討する際においては、機能やコストを比較するだけでなく、自社が達成したい目標や取り扱う商材の特性、さらにサプライヤへの負荷など、複数の視点から検討する必要があります。ここでは、特に留意すべきポイントについて解説します。

システム導入目的との適合性

間接材購買システムには、サプライヤが自社の取引を前提に無償で提供するものから、システムベンダーが提供するエンタープライズ向けのハイエンドサービスまで、様々な選択肢があります。そのため自社が何を実現したいのかを明確にしたうえで、最適なシステムを選定することが重要です。

例えば、グループ全社の間接材購買最適化を一気に実現したい場合は連携機能やBPOサービスの充実度を重視する、実証実験的な位置づけで導入コストを極力抑えたい場合は必要最低限の機能を搭載したシステムを選ぶなど、経営陣の巻き込みや社内コンセンサスの状況なども踏まえて、最適なシステムを選定するとよいでしょう。

システム化の範囲とロードマップの策定

一口に間接材といってもMRO・事務用品のような汎用品から施設管理・IT保守などのサービス材まで、種類や特性は様々です。そのため、スモールスタート・クイックウィンの観点で、まずは取り扱いが容易な汎用品の管理をシステム化し、運用が定着してきたら特殊物品材やサービス材へ拡大する段階的な導入を検討することも大切です。

システム化の対象商材を順次拡大展開するとした場合、各商材カテゴリーごとの支出分析や業務フローの整理などを個別かつ段階的に進める必要があります。その場合、ロードマップ策定やキャパシティプランニング等の観点から、会計データなどから間接材支出総額を予め把握しておくなど、全体像の把握に努めることにも留意する必要があります。

業務効率化の想定効果見積

間接材購買システムの導入による直接的な効果は「業務効率化」です（「支出抑制」はソーシングやデマンドマネジメントが前提となるため間接的効果と見做す）。業務効率化の想定効果を見積もるにあたっては、現状の業務フロー（As-Isモデル）とシステム導入後の業務フロー（To-Beモデル）の2枚を印刷し、現物を横に並べて比較検討することが有効です。

例えば、紙ベースの稟議で回付に時間がかかっていたところをオンライン化すれば、リードタイムの短縮化と発注工程へのシームレスな連携が可能となります。改善のフレームワークで「ECRS」というものがあり、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（置き換え）」「Simplify（簡素化）」の観点ですべての業務プロセスの見直しを図ることが重要です。そして、一つ一つの業務の短縮時間を精緻に計算し、想定処理件数を積算することで、プロセスコスト削減効果の総量を把握することが可能となります。

サプライヤの受容性

間接材購買システムの選定にあたっては、サプライヤの観点で使用感や利便性等の評価を行うことも大切です。

仮にサプライヤ画面の操作手順が複雑だったり、相手方にコスト負担を強いる仕組みだったりすると、サプライヤ側が協力を渋り、メールや電話でのやり取りを継続せざるを得ないケースや取引継続を辞退される可能性等も考えられます。

ユーザビリティの評価

社内外問わず、多くのユーザーにとってどれだけ使いやすく、効果的、そして満足できるかが、間接材購買システムの運用定着化と利活用促進のカギとなります。業務システムであるため、デザイン性よりも操作性が重要です。画面構成がシンプルか、入力ステップは少ないか、マニュアルやサポート窓口が充実しているかなどの評価項目を用意し、実際の発注担当者などからのフィードバックを得るとよいでしょう。

まとめ

間接材購買は、直接材とは異なる多様な品目や複雑な購買フローを伴うため、管理・統制の難易度が高くなります。その反面、コスト削減や業務効率化の余地が大きい領域とも言えます。間接材購買管理システムを導入すれば、全社購買状況の見える化、購買業務の適正化、内部統制の強化を実現できます。

間接材購買の課題解決には、物品だけでなくサービスや契約情報まで一元管理できる購買管理システムが有効です。ソロエルが提供する間接材購買管理システムは、まさにそのニーズに応えるツールです。多彩なプラン構成があり、自社の規模や課題に合わせて導入しやすい点も特徴です。

「間接材のコストや管理の手間を削減したい」「物品もサービスも契約もまとめて管理し、統制を強化したい」とお考えの企業様は、ぜひ「SOLOEL」の導入をご検討ください。

▶間接材購買管理システム「SOLOEL」の詳細はこちら