契約購買機能とは、レンタル・リース、役務、通信インフラなど、サービス材取引を可視化・管理する機能のことを指します。サービス材は、部門や拠点ごとに個別に取引されており、全容が把握しきれていないケースも少なくありません。取引の実態が把握できていないと、無駄なコストの発生や、コンプライアンス上のリスクにつながる可能性があります。
本記事では、契約購買機能を通じてサービス材の取引を適切に管理することの重要性を解説し、可視化による業務効率化やコスト削減、リスク分散、属人化防止といったメリットも説明します。
目次
契約購買とは
契約購買機能とは、主に「サービス材」と呼ばれる無形商材を適切に管理する機能を指します。サービス材の契約は物品の購入とは異なり、長期的な契約期間、複雑な契約条件になりがちです。
また、各部門や工場ごとで個別にサプライヤと契約し、拠点毎に管理しているケースも少なくありません。全社的にどのような契約が存在し、年間でいくらの費用が発生しているのかといった実態が把握しにくく、「ブラックボックス」状態に陥りやすいという課題があります。
そのため、契約購買機能活用の大きな目的として管理が煩雑で不透明になりがちなサービス材に関する契約を可視化し、一元管理することが挙げられます。全社的な視点で契約内容の妥当性を評価しコスト抑制や、業務の効率化、コンプライアンス強化、ペーパーレス化などを実現します。
サービス材とは
サービス材とは、企業の事業活動を円滑に進めるために利用される、無形商材を指します。コピー用紙やPCといった「物品材」と対照的なものであり、会計上や購買管理の分野では「間接材」の一種に分類されます。
具体例としては、以下のものが挙げられます。
- コンサルティング
- システム開発・保守
- ソフトウェアライセンス
- 人材派遣
- 広告宣伝
- 清掃
- 警備
- メンテナンス
- リース・レンタルなど
また、一般的に企業の間接材領域における取引量の比率は、発注件数ベースでは「物品8：サービス材2」ですが、金額ベースでは「サービス材8：物品2」といわれています。そのため、間接材のコスト削減を行う際には、サービス材において見直しを行うことが効果的です。
サービス材管理における課題
契約購買機能によってサービス材を管理するうえで、多くの企業で共通して見られる課題があります。契約購買機能を活用し、効果を最大化するためは、こうした課題を事前に理解し、適切な対策を講じることが重要です。
ここでは日本企業でよく見られるサービス材管理の課題を解説します。
全社最適化の遅れ
サービス材の管理における大きな課題の一つは、全社的な視点での最適化が進みにくい点です。多くの企業で、各部門や工場が単独で業務に必要なサービスを独自に判断し、個別にサプライヤと契約しているケースが見られます。このような運用では、他部署が同じようなサービスをより有利な条件で契約しているといった情報が共有されません。
また、各部署の契約内容が本社や管理部門から見えにくいため、契約条件の不備や不正な取引などが発生していても、発見が遅れるリスクも潜んでいます。
コストの固定化
サービス材の契約においては、コストが決まると見直されにくく、不必要に高い水準で固定化してしまうという課題もよく見られます。サービス契約は年単位であったり、自動更新条項が付いていたりすることが多いため、惰性で更新を続けてしまうケースも少なくありません。
契約内容を定期的に見直す仕組みがないと、環境変化に対応できず、オーバースペックになっていたり、不要なサービスに対して料金を支払い続けてしまうことになります。
契約書の管理体制
多くの企業では、契約書が紙の原本として物理的に収納されています。しかし、物理的な収納は保管スペースが必要になるうえに、必要な契約書を探し出すのに時間がかかります。紛失や破損、火災や水害による消失、経年劣化といったリスクも懸念しなければなりません。
また、Excelで管理台帳を作成している場合もありますが、ファイルが担当者ごとに保管されており、更新漏れや入力ミスなども発生しがちです。こうした管理体制では、契約更新の時期を見落としたり、逆に解約すべき契約が自動更新されてしまうリスクが高まります。
サービス材管理のメリット
サービス材の管理には様々なメリットがあります。コスト削減だけでなく、リスク管理やコンプライアンス、業務の標準化といった多岐にわたる効果が期待できます。
ここでは、サービス材管理を強化することによる主なメリットを4点解説します。
コスト削減につながる
サービス材を適切に管理することで、複数の部署で重複して契約しているサービスや利用実態のない不要な契約などを発見し、コスト削減につなげることが可能です。これは拠点単位ではなく全社横断で契約内容を可視化・比較することで無駄を見つけ、コスト削減の余地を把握できるようになるためです。
加えて、サービス材における年間支出が可視化されることで、予算策定や見通しを立てやすくなることも、コスト管理上のメリットと言えるでしょう。
リスクを分散できる
サービス材の利用においては、システム障害による業務停止、委託した業務の品質問題や納期遅延など、予期せぬリスクが発生する可能性があります。リスクに備えるためには、サービスの範囲や品質基準、トラブル発生時の対応手順などを契約書に規定しておくことが重要です。
契約情報をいつでも確認できるようにしておくことで、トラブルが発生した場合でも、契約に基づいて迅速かつ適切な対応ができ、責任の所在も明確になります。
コンプライアンスを強化できる
サービス材の管理体制を整備することは、企業のコンプライアンスを強化する上でも不可欠です。特に業務委託契約や人材派遣契約においては、下請法や労働者派遣法など、遵守すべき法律が多数存在します。そのため法令違反のリスクを回避するためにも、契約内容や運用が適切に行われているかを管理する体制が必要です。
また、契約内容標準化や適切な承認フローの構築は、内部統制の強化にも直結します。
属人化を防げる
サービス材管理を強化することにより、業務の属人化を防ぐ効果もあります。契約に関する管理業務が、特定の担当者の経験や記憶に依存している状態は珍しくありません。このような状況では、担当者が異動や退職した場合、業務の引き継ぎが困難になる、重要な情報が失われる等のリスクがあります。
また契約管理・発注・検収のプロセスが属人化することで、特定の事業者との癒着や、不正につながるリスクを孕むため、契約購買機能によりプロセスが可視化・標準化されることで、ブラックボックス化を防ぎやすくなる点も大きなメリットです。
サービス材管理の最適化には購買管理システムの導入がおすすめ
サービス材管理の課題を解決し、最適化していくためには、「購買管理システム」の導入が有効です。具体的には、以下のようなメリットが期待できます。
契約情報を一元管理できる
購買管理システムは紙などで保管されていたサプライヤの関連情報を、システム上に集約して保管できます。必要な情報を探す手間が大幅に削減され、いつでも誰でも迅速に契約内容を確認できるようになります。過去の契約履歴や他拠点の類似の契約内容を簡単に検索することも可能になり、より有利な条件での交渉に役立ちます。
また、情報がシステムに集約されることで属人化を防ぎ、担当者間での情報共有もスムーズになります。
契約更新や期限切れを防止できる
紙やExcelでの管理では、更新手続きを忘れたり、不要な契約が自動更新されるリスクを孕みます。購買管理システムの多くは、契約の満了日や更新日が近づくと、担当者に自動で通知を送るアラート機能を備えています。
更新時期が近づいている契約をリストアップし、不要な自動更新や過払いを防ぎコスト削減につなげることも可能です。
サービス材管理プロセスを効率化できる
契約管理・発注・検収をシステム化することにより、業務の標準化・効率化・履歴管理が実現します。また、ワークフロー機能が搭載されており、契約内容の申請から承認までをシステム上で完結させることが可能です。購買システムによっては、契約内容の登録に誤りがないかサプライヤが確認し、承諾してからシステム上での取引を開始する機能も備わっており、相互コミュニケーションもシステム上で完結します。
システム上で進捗状況がリアルタイムに可視化されるため、どこで業務が滞っているのかもすぐに把握できます。また、誰がいつ承認したかの履歴や更新履歴が自動的に記録されるため、内部統制の強化や監査対応の効率化にも有効です。
間接材購買管理システム「SOLOEL」とは
「SOLOEL」は、間接材に特化した購買管理システムです。物品材とサービス材の両方に対応しており、カタログ購買、外部カタログサイトとの連携、会計連携など、間接材購買に関する幅広い機能が備わっています。
契約購買においては、次のような機能があります。
- 契約情報の登録・検索・比較・コピー
- 更新アラート機能
- 検収用データの自動生成
このように、サービス材の効率的な管理を強力にサポートします。物品材と合わせてサービス材まで1つの管理システムで実施できる点は、「SOLOEL」の大きな強みです。
また、「SOLOEL」はJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法にも対応しています。法令遵守の面でも安心してご利用いただけます。
▶間接材購買管理システム「SOLOEL」の詳細はこちら
まとめ
サービス材管理を徹底することは、企業のコスト削減、リスク管理、コンプライアンス強化において重要です。しかし、契約情報が各部署に散在し、全社的な状況が見えにくい「ブラックボックス」状態は、多くの企業にとって深刻な課題となっています。
このような課題を解決し、コスト削減やリスク分散、属人化防止といったサービス材管理のメリットを最大限に引き出すためには、「購買管理システム」の導入が極めて有効です。
当社の間接材購買管理システム「SOLOEL」は、物品材と合わせて、管理が複雑なサービス材についても単一のプラットフォームで一元管理できる点が大きな強みです。幅広い材・様々な購買手法に対応し、間接材全般の購買管理を最適化します。
「サービス材管理が煩雑で、更新漏れや不要なコスト、不正や不備が発生しており解決したい」「物品購入とサービス契約の管理がバラバラで非効率だ」という課題をお持ちの企業様は、ぜひ「SOLOEL」の導入をご検討ください。
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