企業活動に欠かせない資材調達。直接材は、集中購買による一括調達が一般的に行われており、コスト削減や品質確保に貢献しています。一方で、オフィス用品や消耗品といった間接材は、部門や拠点ごとの分散購買となるケースが多く、管理の手間がかかったり、コスト増につながるケースも少なくありません。
本記事では、直接材と間接材それぞれにおける購買手法の違いを整理したうえで、間接材にも集中購買のメリットを取り入れる方法について詳しく解説します。購買業務の効率化とコスト最適化を図りたい企業の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
集中購買とは？
例えば、自動車メーカーがグループ会社全体の鉄鋼需要を年に数回まとめて鉄鋼メーカーに交渉し、一括調達を進めるといったような取り組みが「集中購買」の代表例です。本社等に中央集権的に調達購買部門を置く製造業を中心に、重点管理の対象となる材を一元的に管理し、コストや品質、納期の全社最適化を狙うものとなります。
以下では、集中購買の基本的な考え方やメリットについてわかりやすく解説します。
集中購買の定義と狙い
集中購買とは、購買本部や生産本部などといった独立した組織を本社（またはカンパニーごと）に配置し、企業の購買活動を統合的に管理する手法です。発注元、発注先それぞれの集中が想定され、全社で必要となる物量をまとめて契約することで、サプライヤとの価格交渉力を高め、取引条件の最適化につながる効果が期待できます。
また、資材調達を一括で行うことで、品質や在庫リスクの低減やサプライチェーン全体の最適化にもつながります。調達窓口を一本化することで、グループ全体の在庫状況や使用実績を把握しやすくなり、全社的な資材の規格化や在庫管理の最適化が可能です。
集中購買の対象
集中購買の対象となる材は、ABC管理等で重点管理対象とされる高額品や汎用品等が中心であり、先に述べた自動車用鋼板取引のような直接材や、カタログを全社で一括値決めするといった間接材の双方があり得ます。ただし、一般的には、主資材や部品といった直接材を集中購買し、副資材や事務用品等の間接材は分散購買する（自主性に任せる）ケースが多いようです。
直接材であれば、生産計画や販売計画と連動した管理が必須であり、その重要度や複雑性が高いことから専門部門により集中的に運営する方式が馴染みやすい一方、間接材の場合は部署や拠点ごとに必要量や購入タイミングがバラバラなことが多く、需要が分散しやすい点が特徴です。こうした理由から、大口発注のしやすい直接材の方が集中購買が実施されやすく、コスト削減や安定供給などのメリットを得やすくなっています。
間接材における購買手法の現状と課題
間接材においても集中購買を実施している企業は多数存在します。ただし、設備・要具・副資材といった生産に直結する消費量の多いものが中心であり、裾野の広い間接材全般を集中購買化することは費用対効果の点からいっても困難さを伴います。
間接材購買が分散しがちな理由
間接材には、ストレッチフィルムやコピー用紙のようにまとまった消費が見込める物品もある一方で、大半は低単価で多品種、少量消費の傾向があります。これらすべてを本社で一括管理することは困難なため、営業拠点や店舗、工場など、使用部門ごとに必要なタイミングで発注する分散方式が事実上の選択肢となっているケースが多くなります。
しかし、明確なガイドラインやルールを設けないまま分散購買を続けると、同じ物品を複数の拠点で重複購入したり、保管スペースが限られている場所で過剰在庫が発生するなどの問題が起こりやすくなります。このような無駄は、全社規模で見るとコストや管理負担の増加につながります。
分散購買が招く非効率と課題
分散購買では、小口発注の回数が増えるほど、伝票処理や検品、支払いなどのプロセスコストも増大しやすくなります。さらに、拠点単位の発注規模ではサプライヤとの交渉力を発揮しにくく、割高な単価で継続的に購入してしまうリスクが高まる点にも注意が必要です。
また、購買データがそれぞれの拠点や部署で保管・管理されるため、全社的な購買情報を一元的に確認しづらくなります。結果として、どの拠点がどんな品目をどれくらい購入しているかが把握できず、最適な在庫水準やコスト削減の機会を見落とす可能性があります。
こうした非効率を解消するには、分散購買にメリットがある領域を残しつつ、購買管理システムなどを活用して全体を統制する仕組みづくりが求められます。
購買管理システムの活用で、間接材にも集中購買を取り入れられる
間接材の分散購買による非効率を解消し、必要なときに必要な物品を適切な価格で購入するためには、購買管理システムの導入が有効な手段となります。システム導入によって組織全体の購買ルールを統一しながら、各部門の柔軟性を損なわない仕組みをつくるポイントを解説します。
推奨品のカタログ登録で購入物品を統一する
購買管理システムに、本部がサプライヤと一括交渉のうえ集中値決めした企業推奨品をあらかじめ登録しておけば、誰が発注しても同じ物品を同じ条件で購入できるようになります。例えばオフィス用品なら、コピーペーパーや筆記具などの使用頻度が高い物品を「標準品」として指定し、システムのカタログにまとめておくことで、発注担当者は迷うことなく物品を選択することが可能となります。
推奨品をカタログ化するメリットとしては、物品の品質や価格が安定するだけでなく、発注手続きの簡素化にもつながる点も挙げられます。複数の部署が同じ品目を発注する場合でも、候補が絞り込まれているため、検討や承認にかかる時間を削減できるのです。また、品目数の整理が進むことで、在庫管理の手間や余剰在庫といったムダやムラを減らすことも期待できます。
購買データの一元化で全社の購買統制を実現
購買管理システムでは、拠点や部署ごとに行われた発注・納品の状況をリアルタイムで集約できます。これにより、品目別・部署別のコストを可視化しやすくなり、どの部署がどの品目をどの程度購入しているかを全社的に把握できます。結果として、「購買額の大きい品目や部署はどこか」「スペック合わせできるアイテムは無いか」といった分析が可能になり、購買戦略の見直しや追加交渉の根拠として活用できるのです。
また、データが一元化されれば、物品やサプライヤに関する情報を部署間で共有しやすくなります。異なる拠点が同じ物品を別々の価格や契約条件で調達していた場合にも、改善余地を見つけやすくなり、シングルソーシング等によるスケールメリットを追求できます。
購買管理システムの導入で分散購買の集中管理ができる
品目や要求元が多岐に渡る特性上、企業が調達するすべての間接材を集中購買化することは不可能です。一方、企業支出に占める間接材の割合は2～3割程度といわれており、管理の幅を広げることは営業利益率向上に充分な効果が期待できます。そこで、間接材購買管理システムを導入し、共通ルールや推奨品目を定めつつ、現場ごとの細かいニーズにも対応できる枠組みを整えることで、分散購買の柔軟性と集中購買のコストメリットの両方を享受できるようになります。
具体的には「標準規格品（市販品）は必ずカタログから選ぶが、非掲載品や特殊品は購買部への見積依頼を行う」といった運用が考えられます。こうしたルールを購買管理システムに実装することで、要求元部門やニーズがバラバラな間接材全体を集中購買的に管理運営できるようになります。
まとめ：間接材購買も集中化でコスト削減と効率化を実現しよう
間接材の特性上、一部の物品を除いては多品種少量かつ現場ニーズが多様であるため、各拠点が独自に発注を行う分散購買になりやすい傾向があります。しかし、集中購買の手法を適切に取り入れ、全社的な購買統制を図れば、コスト削減だけでなく、品質管理や在庫管理も効率化できます。
購買管理システムを活用して標準品目や購買ルールを整理し、必要に応じて現場ごとの柔軟性を残せば、「分散購買」と「集中購買」のいいとこ取りが可能です。在庫やコスト情報が一元化されるので、交渉力も高まります。さらに、データ分析をもとに追加のコストダウン施策を打ち出しやすくなるため、企業全体の生産性や競争力の向上にも寄与するでしょう。
ソロエルでは、間接材の購買プロセスの効率化を支援する購買管理システム「SOLOEL」を提供しています。「社内の購買をもっと効率化してコスト削減につなげたい」「現場発注のバラつきを解消しながら柔軟性も維持したい」という企業の方は、ぜひこの機会に「SOLOEL」の導入をご検討ください。
