企業が調達する材は、製造原価に直結する「直接材」と、副資材やオフィス用品などに代表される「間接材」に大別されます。本記事では、間接材の購買管理システムに焦点を当て、具体的な機能や導入メリット、比較検討のポイント、そして導入事例までを分かりやすく解説します。煩雑な間接材の購買プロセスを効率化したい企業の皆さまは、導入検討の一助としてご参照いただければ幸いです。
目次
購買管理システムとは「間接材の購買プロセスを効率的に管理するツール」
企業の調達購買活動は、「直接材」と「間接材」の領域に大別されますが、そのうち、間接材の購買プロセスは購入部門や調達先などが多岐にわたるため、管理が煩雑になりがちです。
購買管理システムとは、こうした間接材の見積・承認・発注・検収など一連の購買プロセスを、企業全体で統制しながら効率的に運用するための比較的大規模なシステムです。 例えば、電子カタログを用いた発注や会計システムとの自動連携など、購買に関わるプロセスの「見える化」や「省力化」を実現する各種機能をオールインワンで備えています。
これにより、副次的な効果として、属人的になりやすい購買業務のルールが統一され、ミスや抜け漏れの削減にもつながります。加えて、購買データを一元的に蓄積できるため、より戦略的なコスト削減や支出管理が可能になる点も大きな特長です。
ここからは、購買管理システムに具体的にどのような機能が備わっているのか、また導入することで得られるメリットや、比較検討の際に注目すべきポイントなどを解説していきます。
購買管理システムの主な基本機能
企業の調達購買活動を効率化するうえで、購買管理システムはさまざまな機能を備えています。ここでは、代表的な機能を一覧で示したうえで、それぞれの概要を簡単にまとめていきます。
| 機能名 | 概要 |
| カタログ検索・横断検索 | ローカルカタログや外部カタログを一括で検索し、品質・価格・納期等の観点で比較検討を行う |
| カタログ購買 | ローカルカタログまたは外部カタログの商品を選択し、発注する |
| 見積購買 | 複数サプライヤに対する見積依頼や価格交渉・選定のプロセスをシステム上で管理する |
| サービス材購買 | 形のないサービス（役務、テレコムなど）の契約購買を管理する |
| 承認ワークフロー | 発注の申請から上長承認までの流れを電子化し、プロセスや証憑の管理を行う |
| 検収 | 納品時の数量や瑕疵の確認をシステム上の発注実績と照らし合わせて行い、検収実績データとして確定する |
| 予算管理 | 部門別やプロジェクト別等の予算進捗を管理し、購買統制や支出管理を行う |
| 外部カタログ連携 | 外部のサプライヤECサイトで検索したカタログ情報を専用の仕組みで購買管理システムのカートに取り込み発注を行う |
| （パンチアウト連携） | |
| 会計連携 | 基幹システムへ検収実績データを自動的に連携し会計処理を行うことで、仕訳や支払処理を効率化する |
カタログ検索・横断検索
カタログ検索、または横断検索機能は、ローカルカタログや外部カタログを一括で参照でき、価格やスペックなどの条件で商品を比較検討できる仕組みです。独自に選定（ソーシング）したカタログを登録できるため、自社の調達購買方針に合致した商品のみが掲載されたオリジナルの検索システムを構築できるものであるといえます。
カタログ購買
カタログ購買機能は、一般的なECサイトのショッピングカートに準ずる機能といえますが、企業購買の業務効率化に寄与する様々な仕組みが実装されています。費用負担部門や勘定科目などの会計項目の付加や承認ワークフローとのシームレスな連携により、紙やメールを使った旧来型の購入申請手続きと比べて大幅な工数削減を実現できます。
また、過去の履歴を参照したリピート発注や定型入力項目や定期購入品のテンプレート登録など、ビジネスシーンでの典型的なユースケースを補助する機能が多数織り込まれています。
見積購買
カタログ品として登録されていない購買頻度が低い物品やサービスは、都度見積を行い購入の意思決定を行う必要があります。
見積購買機能は、通常オフラインで行う見積依頼・回答・選定・発注といった一連の行為を、購買管理システム上で完結させることが可能です。全社で行われているすべての見積依頼や選定結果をシステム上で一元管理でき、選定基準の透明化、不正抑止、稟議プロセスの効率化、類似品見積時の効率化等に寄与します。
サービス材購買
購買管理システムは、ECサイトに準ずる機能性を有するシステムであるため、原則的には有形の物品購買のみを対象としています。一方、間接材の対象範囲は幅広く、役務やサービスといった無形材の取引も管理したいというニーズが少なからず存在します。
サービス材購買機能は、一般的には専用システムまたはオプショナルシステムであることが多く、契約条件の登録など、ショッピングカート以外のエントリ機能を具備することで、無形材の取引を購買管理システム上に取り込むことを可能とするものです。これにより、当該企業における間接材購買データの全量性を担保し、調達購買全体の戦略策定に資するファクトを提供します。
承認ワークフロー
一般的な稟議等のワークフローシステムに準ずるものであり、カタログ品発注等において要求元の申請が確定した後、予め登録されている自身の上長や経理部門等の承認・決裁をオンライン上で行うことができるものです。「金額」「品目カテゴリー」「発注種別」「要求元部署」「予算」など、物品購買の特性に応じた条件設定や経路設定を行うことができることに特徴があります。
検収
購買管理システムを導入する目的の一つとして、不正防止等の内部統制強化が挙げられます。受入検収は製造業やシステム開発においては馴染みのあるものですが、企業購買全体において、検収の実施は限定的であるといえます。
購買管理システムを導入することで、裾野が広く購入量が膨大な間接材購買においても検収を必須化することができ、物品の横領といった起こりがちな不正を抑止することが可能となります。また、検収実績を会計システムに連携することで、検収ベースの支払いを自動化することも可能となり、これも間接材購買システムを導入する大きなメリットとなります。
予算管理
購買管理システムにおける予算管理機能は、部門別やプロジェクト別などに割り振られた間接材購買に係る予算と実績を把握できる仕組みです。リアルタイムで全体またはセグメント別の購買金額を把握できるため、主管部署や経営層が販管費領域の予実を迅速かつ正確に認識し、必要に応じた対策を機動的に講じることが可能となります。
外部カタログ連携（パンチアウト連携）
外部カタログ連携（パンチアウト連携）とは、購買管理システム接続用の専用カタログサイトとcXMLというデータ交換のプロトコルにより構成される仕組みであり、外部のサプライヤECサイトで検索した商品情報を購買管理システムのカートに取り込み発注を行うことができるものです。事務用品、MRO、書籍、理化学など、多種多様な事業者が存在し、幅広い間接材を購買管理システムへ集約化する一助となります。
会計連携
会計連携とは、購買管理システム側で生成された検収実績データをインターフェースにより基幹システムに連携し、基幹システム側の会計機能により支払い等の後続処理を行うものです。前提として、仕訳データとして必須となる費用負担部門や勘定科目などの付帯情報を発注申請時点で付加する必要があります。仕訳の入力ミスを防ぎながら、月次の経理業務を大幅に効率化することが可能です。
購買管理システムを導入するメリット
間接材購買管理システムを導入することで、企業は単に発注・支払といった個別の業務を効率化できるだけでなく、支出分析やコスト削減、さらにはリスクの低減とガバナンス強化など、多面的な効果を得ることができます。
ここでは、代表的なメリットを順に解説していきます。
購買業務の効率化
購買管理システムを導入すると、これまで紙やメールなどのオフラインで行っていた発注、見積、承認といったあらゆる購買に関する業務を、システム上で一気通貫で実施できるようになります。各プロセスに関わるすべての手作業が大幅に削減され、総量としての工数削減効果は膨大なものとなります。
また、承認プロセスの進捗状況がリアルタイムで把握可能となるなど、購買プロセス全体のリードタイムが短縮され、業務の抜け漏れや二重入力のリスクの軽減にも寄与します。
購買コストの削減
購買管理システムは、見積購買や複数カタログの比較機能などを備えており、品質・価格・納期において常に最良最適な商品を選定することが可能です。また、契約条件や購買実績がデータとして蓄積されることで、取引先との価格交渉やボリュームディスカウントの活用も可能です。加えて、不必要な購買や重複発注の防止にもつながるなど、多面的な観点で購買コストを継続的に削減する活動の土台を構築することができます。
購買データの可視化
購買管理システムに蓄積されたすべての間接材の購買データを網羅的に分析することが可能となります。また、どの部署がいつ・何を・いくらで購入しているのかを取引単位で把握することができます。これにより、例えば同じ物品を複数の部署がバラバラに発注している場合は、まとめて購入することでコストを抑えられるなど、無駄や重複をすばやく発見して精緻な改善策を検討することができます。
また、経営企画や購買部などの間接材購買に係る主管部門の担当者が正確な数値に基づいて迅速な意思決定を行うことができるようになります。
内部統制の強化
従来、部署や担当者ごとにバラバラに行われていた購買プロセスをシステム化することで、不正やミスを防ぐためのチェックプロセスが確実に機能します。
承認ワークフローや検収情報が一元管理されるため、「誰が、何を、いつ、どのように承認したのか」を正確にトラッキングできるようになります。これにより、コンプライアンス違反や不正支出のリスクを抑えることができ、監査対応もスムーズに進められます。
購買管理システムの選び方・比較ポイント
購買管理システムの導入を検討する際においては、単に機能やコストだけでなく、自社が実現したい姿や恒常的に扱う材の特性、取引先や利用者への配慮など、様々な観点から比較・検討する必要があります。
まずは自社が達成したい事項（全社すべての購買統制・システム維持費の抑制など）を言語化し、優先順位を設定することで、自社のニーズに最も適合する選択をすることが可能となります。
以下、購買管理システム選定において、特に注目すべき5つのポイントを順に解説していきます。
導入システムのタイプを明確にする
購買管理システムを類型化すると、ビジネスモデルの観点で大きく「バイヤモデル型」「サプライヤモデル型」に大別することができます。戦略投資として位置づけられる場合は、バイヤモデル型のハイエンドサービスが視野に入ります。一方、対象が限定される、予算が無いがスモールスタートしたい、などといった場合は、廉価版のバイヤモデル型もしくは無償のサプライヤモデル型が検討対象になるといえます。
①バイヤモデル型
「バイヤ＝材の購入者」が、自らの費用負担でシステムベンダーの提供する購買管理システムを導入するものです。直接材の購買管理はERPやMESなどの１モジュールとして生産管理の中に組み込まれることが一般的です。
一方、間接材の購買管理を実現するにあたっては、単独の製品パッケージである「間接材購買システム」を導入する必要があります。製品の提供事業者としては、ERPベンダーと専業ベンダーが国内10社程度存在し、それぞれが特色のある機能性や付帯サービスを提供しております。
②サプライヤモデル型
「サプライヤ＝材の販売者」が、自社ECサイトの機能拡張という形で、無償または安価で購買管理機能を提供するものです。事務用品やMROの大手サプライヤを中心に、組織・ユーザの体系的な管理、承認ワークフロー、複数サプライヤの登録など、購買管理システムに準ずる機能性を有するECサイトを提供する事業者が存在します。
当該サプライヤとの取引が前提とはなるものの、無償または安価で一定程度の購買統制を図ることが可能となり、有力な選択肢の一つであるといえます。
システム化する商材範囲の特定
間接材とは直接材以外の企業が調達する全ての材のことを指し、その対象カテゴリーは膨大なものとなります。具体例として、「事務消耗品」「MRO」「図書」「IT」「印刷物」「研究資材」「生産設備」「総務サービス」「人事サービス」「テレコム」といったものが挙げられ、本例が示す通り、十把一絡げで論じることは不可能です。よって、まずは事務消耗品やMROなどの汎用的で購買スケールの大きい材をシステム化のスコープとし、フェージングにより段階的に特殊物品材やサービス材へ拡張するといったマスタースケジュールを策定する形が望ましいものと思料します。
どの程度業務が効率化できるか
業務システムの導入にあたっては、ROIの観点からBPRの検討が必須となります。購買管理システムの導入にあたっては、それ自体がトップライン向上に寄与するものではないため、支出抑制とプロセスコスト削減の二面で経営に諮る必要があります。自社の購買業務を「AsIs（現状）」と「ToBe（理想の状態）」で抜け漏れなくモデル化し、プロセスコスト全体の削減効果を定量的に見積もることが重要です。
例えば、従来、稟議や検品、支払処理などの前後工程を含めると合計85分かかっていた一連の手続きが、システム導入後は16分にまで短縮されたという事例もあります。全社すべての間接材に係る業務を積算すると、年間数千時間規模の工数削減のポテンシャルが存在するといえます。また、ノンコア業務の効率化は、外注費や人件費の削減効果のみならず、コア業務へのリソース集中という付加価値をもたらします。
サプライヤへの負荷がかからないか
購買管理システムにおけるサプライヤとの受発注方法は、「1.外部カタログ接続によるEDI（電子データ交換）」「2.ローカルカタログ掲載によるメールやWeb画面DLでのマニュアル授受」の二通りがあります。
大手サプライヤにおいてはオンライン化が進んでいるため特段のケアは必要ありませんが、間接材を一括管理するにあたっては、古い商慣習の業界やローカルサプライヤ等の取引も取り込んでいく必要があります。よって、システムコストや操作手順の複雑さなどが原因で、サプライヤによっては取引意欲の低下につながってしまうケースも想定されます。自社だけでなく、サプライヤ側にも金銭・非金銭的な追加コストが発生するかどうか、あるいはシステムの操作性がITリテラシーの低い方にとっても直感的で分かりやすいかなどを確認しましょう。
取引先が使いこなせないシステムでは、結局メールや電話でのやり取りに戻ってしまい、導入効果を十分に発揮できない可能性があります。
ユーザーフレンドリーなシステムか
現場の利用者は、コスト削減といった経営目標よりも、普段利用しているECサイトなどと比較して良し悪しを評価しがちです。最終的にユーザーにとって使い勝手の良いシステムでないと、利用率は伸び悩み、想定していた投資対効果を得られない可能性が出てきます。
感覚的に操作できるシステムであれば、ユーザーの抵抗感も低く浸透しやすくなります。具体的には、システムの画面構成が視覚的に分かりやすいか、感覚的に操作できるか、最低限のステップ数で発注業務が実施できるか、システム稼働後のサポートデスクのサービスレベルは高いか、といった点が検討ポイントとなります。
購買管理システム導入検討時の留意点
購買管理システムを比較検討するにあたっては、機能面やコスト面に加え、導入目的とのフィット感、システムデリバリー体制、導入後の運用体制等を踏まえた総合的なプロポーザル評価が欠かせません。
ここでは、特に重要となる3つのポイントについて解説します。
ビジネスにおける目標（KGI）と指標（KPI）を明確にする
購買管理システムの導入効果を最大化するには、まずビジネス上の最終目標（KGI）と、その達成度を定量的に測る指標（KPI）を設定することが重要です。
例えば、年間の購買コスト削減額や承認プロセスの短縮時間など、具体的な数値目標を定めることで、提案内容とのFit＆Gap分析や想定効果の検証がしやすくなります。また、現場レベルの運用指標を設計しておけば、プロジェクトの途中経過を見ながら適宜改善策を打ち出すことも可能です。
トータルコストの見積と比較検討を精緻に行う
まず、システム利用料そのものの比較においても、ベンダー側は比較しづらい見積を提示してくることがままあり、RFP（提案依頼書）において丁寧に前提条件や見積項目を提示することが重要です。
また、やりたいことを実現するためには、アドイン開発や自社システム側の改修が必要になるケースもあり、情報システム部門などの専門家による精査が欠かせません。加えて、業務改革プロジェクトの推進体制や購買業務に係るBPOの実施など、外部リソースの活用有無についても予め意思決定のうえ織り込む必要があります。
システム導入・定着には時間がかかる
購買管理システムは、社内すべての部署、数百の取引サプライヤといったように、利用者の幅が広いことに特徴があります。また、導入にあたっては、課題のある既存運用を新しい業務フローに落とし込んでいくという業務改革を伴うものとなります。
よって、システム導入に数カ月、定着化に１年、全社展開完了に更に１年といったような長期の時間軸でプロジェクトを計画する必要があり、システムベンダーの提示するマスタースケジュールや支援体制の内容は非常に重要な評価ポイントとなります。
購買管理システムの導入事例
間接材はすべての企業において消費されるものであり、間接材購買管理システムは様々な業種の事業者様に利用されています。また、直接材と異なり、購買する材の内容はどの企業でも近似であるため、業種の如何を問わずベストプラクティスを参考にすることが可能です。
ここでは、それぞれの企業がどのような課題を抱えていたのか、購買管理システム導入によってどんな効果を得られたのかを具体的にご紹介します。
【大手アミューズメント企業様】経理業務の軽減と店舗への権限委譲
国内に多数の店舗を有するアミューズメント企業様では、これまで店舗で使用する景品や備品の膨大な購買・経理業務を本社が一括して行っておりました。そのため、本社の経理スタッフは月の半分を当該業務に費やすほど多忙を極め、さらに店舗の店長にはほとんど購買権限が与えられておらず、現場への調達が遅れていたのです。
新たに導入した購買管理システムによって、店長へ発注権限を委譲、小口現金管理も廃止し、店舗レベルでの発注や請求書突合のシステム化を実現しました。衛生用品や景品などの各店舗で必要な資材をタイムリーに調達できるようになったうえ、本社の経理担当者が一元的にデータを把握できるようになったため、二重入力や書類不備の確認作業が大幅に減りました。その結果、全社的な業務効率の向上はもちろん、店舗の裁量拡大により、スタッフのモチベーション向上にもつながっています。
【メガバンクA社様】外資系システムから乗り換え、コストと使いやすさを両立
国内外で多くの顧客を抱えるメガバンクでは、かつて外資系システムを使った購買管理を行っていました。しかしライセンス費の高額さや予期せぬタイミングでのアップデートなど、コストと使い勝手の両面で課題が噴出。また、行員や管理部門が使いにくい画面に苦労し、調達購買担当者は問い合わせ対応に大半のリソースを割かざるを得ない状況でした。
そこでシステムの移行を検討し、必要な機能を選択導入できる国産の購買管理システムを採用。UI/UXが改善されて操作が直感的になったほか、使い方を柔軟にカスタマイズできることから、行員への浸透度が一気に高まりました。また、利用状況のログを分析しながらシステムを段階的にアップデートできるため、利用コストの最適化と快適な操作性を両立しつつ、継続的にシステムを進化させています。
【大学様】複雑な発注プロセスを効率化し、予算管理までをスムーズに
大学様では、さまざまな部署や教員がそれぞれの研究・教育目的で物品を発注するため、承認手続きや取引先情報の管理が煩雑になりがちです。導入前は、誰がどの取引先とどのような契約を結んでいるかといった情報が部署単位で個別に管理されており、予算の使用状況も一元的に把握しづらい状況でした。
そこで、発注申請から承認に至るまでを一貫してシステム化し、事務方や経理部門がそれぞれの手続きに費やしていた時間を大幅に削減。カタログから直接購入申請を行えるため、多忙な教員でもスピーディーに必要な物品を確保できるようになりました。また、取引先情報の統合管理と自動的な購買データの蓄積により、予算の使用状況をリアルタイムにチェック可能に。これらの取り組みによって大学全体の業務が軽減され、より教育・研究に集中できる体制を整えています。
【大手部品メーカー様】業務効率化と最安値購買、購買統制を徹底
大手部品メーカー様における既存の運用では、見積依頼や価格交渉に時間を要し、担当者によって発注内容が不透明になることも少なくありませんでした。
そこで、間接材購買システムを導入し、カタログ機能を活用して新規の見積を極力抑え、標準品の納入リードタイムを短縮。さらに、カタログの比較や過去実績との照合が容易になったことで、「いま妥当な価格はどの程度なのか」を一目で判断できる仕組みが整いました。また、蓄積された発注データの可視化・分析を通じて購買傾向を客観的に把握できるようになり、不適切な発注の抑制やコンプライアンスの強化にもつなげています。
こうした取り組みにより、業務効率の向上とコスト最適化を同時に実現しています。
まとめ
間接材購買管理システムは、ブラックボックスになりがちな間接材の購買プロセスを一元管理・可視化できるものであり、支出分析によるコスト削減や見える化による統制の強化を実現します。
「SOLOEL」 は企業規模や業種・業態を問わず、44企業法人グループ600社以上のお客様にご利用頂いており、お客様とサプライヤを繋ぐプラットフォームと多彩な業務代行サービスを通じて、物品材の購買からサービス材の契約管理まで、間接材購買プロセス全体をワンストップでご支援します。
間接材の調達購買に課題意識をお持ちの方、間接材購買管理システムにご興味を持たれた方は、「SOLOEL」の導入をぜひご検討ください。
▶間接材購買管理システム「SOLOEL」の詳細はこちら
