2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子取引データの電子保存が原則義務化されました。2023年12月末まで猶予期間が設けられていましたが、2024年1月からは完全に義務化されています。そのため、企業は法令に準拠したデータ管理体制の整備が求められています。しかし、電子保存に求められる要件は多岐にわたり、対応に苦慮している担当者も少なくありません。
そこで注目されるのが、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアやシステムに付与される「JIIMA認証」です。本記事では、JIIMA認証の概要や電子帳簿保存法との関連、認証済みシステムを導入するメリットについて詳しく解説します。
目次
JIIMA認証とは
電子帳簿保存法が一般的になる中で、注目度が高まっているのが「JIIMA認証（ジーマ）」です。ここでは、JIIMA認証と電子帳簿保存法の関係やJIIMA認証の種類について解説します。
電子帳簿保存法とJIIMA認証の関係
電子帳簿保存法は、法人税法や所得税法などで保存が義務付けられている国税関係帳簿書類について、一定の要件を満たせば電子データで保存することを認める法律です。電子帳簿保存法は、次のような要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保（データの訂正・削除履歴の保存やタイムスタンプ付与など、改ざんを防止する措置）
- 可視性の確保（電子データをディスプレイ等で明瞭に確認でき、関連書類も速やかに出力できること）
- 検索機能の確保（取引年月日、取引金額、取引先で検索できること）
JIIMA認証は、市販のソフトウェアやサービスが電子帳簿保存法の法的要件に適合しているかを、JIIMA(公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会)が第三者の立場で審査し認証する制度です。したがって、企業がJIIMA認証を取得した製品を導入・利用することは、電子帳簿保存法の要件を確実に満たすことにつながります。
JIIMA認証の種類
JIIMA認証には本来5つの種類があります。
中でも、電子帳簿保存法に関連する4つの認証が下表のとおりです。
| 認証の名称 | 認証される内容 |
|---|---|
| 電子帳簿ソフト法的要件認証 | 会計システムなどの電子帳簿が、真実性・可視性・検索性の法的要件を満たしている |
| 電子取引ソフト法的要件認証 | 電子的に授受された取引情報（EDI取引、インターネット取引など）の保存が法的要件を満たしている |
| 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証 | 紙の書類をスキャンして電子保存する際に、入力期間やタイムスタンプ、解像度、階調などの法的要件を満たしている |
| 電子書類ソフト法的要件認証 | 紙で受領・発行した国税関係書類の控えを電子データとして保存する際、その保存方法が法的要件を満たしている |
JIIMAのWebサイトでは、これらの認証を取得した製品の一覧が公開されています。各製品の機能や特徴、認証の有効期限などを比較することが可能です。
JIIMA認証済みのシステムを導入するメリット
電子帳簿保存法への対応を進めるうえで、JIIMA認証を取得したシステムの導入は有効な選択肢です。認証済みシステムを利用することには、単に法令要件を満たしているというだけでなく、以下のようなメリットがあります。
電子帳簿保存法についての専門性が不要になる
電子帳簿保存法は、多岐にわたる規定を正確に理解しなければなりません。そのため、自社の業務やシステム運用に反映させるのは、担当者にとって大きな負担となるでしょう。
JIIMA認証を取得しているシステムは、法的要件を満たすように機能が設計・開発されています。利用者は定められた手順に従って作業を行うだけで、特別な専門知識を習得しなくても、法令の要求を満たした電子データの保存が実現できます。
電子帳簿保存法の違法リスクを軽減できる
電子帳簿保存法の要件は細かく規定されており、自社のシステムや認証を受けていないツールなどで対応しようとした場合、法令違反の状態となってしまう可能性があります。税務調査などで不備を指摘され、追徴課税などのペナルティを受けるリスクも考えられます。
JIIMA認証済みのシステムであれば、電子帳簿保存法が求める機能要件を確実に満たしていることが保証されています。法令遵守の確実性が高まり、安心して電子帳簿保存法に対応することができます。
確認の手間やコストが削減できる
認証を受けていないシステムで電子帳簿保存を行う場合、作成・保存したデータが本当に法的要件を満たしているかチェックする必要が生じる可能性があります。確認作業は、担当者にとって大きな負担となります。
JIIMA認証済みのシステムであれば、法的要件を満たすように作られているため、細かな要件適合性を確認する必要はありません。日々の業務における確認作業の手間とコストを削減することが可能です。
JIIMA認証済みのシステムを選ぶポイント
JIIMA認証マークが付いていれば、どのシステムでも自社に適しているとは限りません。自社に最適なシステムを選ぶためには、JIIMA認証を取得していることを前提としたうえで、以下のポイントを比較検討することが重要です。
内容や使いやすさ
JIIMA認証は、システムが電子帳簿保存法で定められた機能要件を満たしていることを証明するものですが、自社の業務に必要な機能をすべて網羅しているか、操作しやすいかまでを保証するものではありません。導入を検討する際には、まず自社の業務プロセスを整理し、必要な機能が過不足なく備わっているかを確認する必要があります。
実際にシステムを利用する従業員が、直感的に操作できるか、画面は見やすいかといった「使いやすさ」も重要です。デモを受けたり、無料トライアルを利用するなどして、操作性を事前に評価することをお勧めします。
サポート体制
サポート体制が充実しているかも重要な選定ポイントです。新しいシステムを導入・運用する過程では、操作方法が分からない、エラーが発生した、他のシステムとの連携がうまくいかないなど、様々な疑問やトラブルが発生する可能性があります。
確認すべき点としては、主に次のとおりです。
- 問い合わせ窓口の有無と対応時間
- FAQやオンラインマニュアルなどの充実度
- 導入時の設定支援や従業員向けトレーニングの提供有無
自社のITスキルレベルや運用体制を考慮し、安心して利用できるベンダーを選びましょう。
価格
JIIMA認証済みシステムであっても、料金体系はベンダーや製品によって大きく異なります。一般的には、導入時にかかる初期費用と、月額または年額で支払う利用料が発生します。利用料の課金方式も、利用ユーザー数に基づくもの、保存するデータ量に応じたもの、利用できる機能に応じたものなど様々です。
基本料金に加えて、特定の機能を利用するためにオプション費用が必要になる場合もあります。単純に表示価格の安さだけで選ぶのではなく、自社の利用規模や必要な機能を考慮し、どの料金プランが最適かを見極めましょう。
※JIIMA認証済みのシステムを選ぶ際には、自社の税理士にも確認する必要があります。JIIMA認証によって電子帳簿保存法の法的要件は最低限満たしていますが、ユーザー各社で対応する必要がある作業は、領域の考え方に応じて異なる場合があるためです。例えば事業分野によっては必要書類だけでなく、それに付随する書類の保管までを求める場合もあります。
まとめ
システム選定においては、JIIMA認証の有無だけでなく、システムの使いやすさやベンダーによるサポート体制、そして価格といった要素を総合的に検討するのが重要です。JIIMA認証はあくまで最低限の法的要件を満たす証明であるため、自社の業務に適合するか税理士へ確認することも欠かせません。
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