間接材/副資材は企業の円滑な運営に不可欠な要素で、適切に調達購買プロセスを管理することでコスト削減や業務効率化を実現できます。直接材と比較すると、拠点や部門まかせになりがちで無法地帯となっていることの多い分野になりますが、見直しを行い最適化することで企業全体にメリットをもたらします。
本記事では、間接材/副資材の定義から、調達購買プロセスにおける課題と最適化するためのポイントなどを解説します。
目次
間接材/副資材とは
間接材や副資材とは、具体的にどのような内容を指すのでしょうか。ここでは、それぞれの内容と主な種類を解説します。
間接材とは
間接材とは、事業活動に必要な購買品のうち、業務を進めるうえで必要な工具や消耗品など直接材以外の購買品のことであり、物品材とサービス材に分かれます。
また、副資材は間接材の中でも特に製造プロセスで補助的に使用される、最終製品には含まれない物品や消耗品のことを指します。
物品材とサービス材の主な種類
物品材とサービス材の主な種類は、下表のとおりです。
| 物品材 | サービス材 |
|---|---|
|
|
間接材/副資材の調達購買プロセスおける主な課題
企業活動に欠かせない事務用品、工具、消耗品といった間接材や副資材ですが、調達購買プロセスにおいては多くの企業が同じような課題を抱えています。
ここでは、主な課題として、以下の2点を解説します。
物品管理・仕入先の管理が難しい
多くの場合、各部門や拠点が必要に応じて独自にサプライヤを選定し、個別に物品を購入しています。そのため、全社でどれだけのサプライヤと取引があり、どのような契約条件になっているのかを正確に把握できていないケースがあります。
同様に、各部署が「何を」「どれくらいの数量・価格で」購入しているのかという購買実態も不明瞭になりがちです。このように全体像が見えない状況では、不正や不備などの見逃し、有利な条件での取引機会の損失などのリスクを孕みます。
購買プロセスが煩雑で負荷がかかる
企業によっては、一つの物品を購入するために申請書を作成し、複数の上長から承認印をもらい、購買部門に回付するといった複雑な手続きを経ている場合もあります。依然として紙ベースでの申請・承認が残っている企業もあり、書類の作成や印刷、回覧、押印、保管といった作業に時間と手間がかかっています。
また、部門や拠点ごとに独自のルールやフローがあり、プロセスが標準化されていないことも少なくありません。結果として業務がブラックボックス化し、属人化や非効率によるプロセスコストの増加といった状況を生み出しています。
間接材/副資材の調達購買プロセスを最適化することで得られるメリット
間接材/副資材の調達購買プロセスを最適化できれば、業務効率の向上やコスト削減、不正防止効果などのメリットが期待できます。各メリットについて具体的に解説します。
業務効率が上がる
間接材や副資材の調達購買プロセスを最適化することで、業務効率の向上が期待できます。調達購買に関する問い合わせ窓口も一本化され、従業員は本来のコア業務に集中できるようになるでしょう。
また、承認フローが電子化されることで、申請から承認、発注までのリードタイムも短縮されます。無駄な時間や労力が削減され、組織全体の生産性向上につながります。
コストが削減できる
これまでブラックボックス化しがちだった購買実態、すなわち「どこから」「何を」「いくらで」購入しているのかを正確に把握することが可能になります。部門ごとに同じような物品を別々に購入しているといった無駄を発見し、サプライヤを集約したり、より安価で品質の良いサプライヤに切り替えたりといった見直しを行うことができます。
さらに、まとめ買いによるボリュームディスカウントの交渉や、計画的な発注による単価の引き下げなど、スケールメリットを活かしたコスト削減策を講じることも可能です。
不正の防止に繋がる
調達購買プロセスが各部門や担当者に任され、不透明な状態になっていると、特定のサプライヤとの癒着や不適切な取引、意図しない発注ミスなどが起こるリスクが高まります。
このようなリスクを回避するために調達購買プロセスを一元管理し、購買管理システムなどを活用して全ての取引履歴を記録・可視化すること、そして誰が何を承認するのかという正式な承認ルートを明確に定めることが有効です。個人の判断や曖昧な慣習に頼った「属人的な取引」が排除され、調達購買活動が公正に行われるようになります。
間接材購買を最適化するコツ
間接材/副資材の調達購買プロセスを最適化するには、以下のポイントを踏まえ、実践することが重要です。これらのポイントを押さえることで、非効率な業務を改善し、コスト削減やコンプライアンス強化といったメリットを実現しやすくなります。
購買状況を見える化する
社内のどの部署の「誰が・いつ・どのサプライヤから・何を・いくらで」購入しているのか、データを収集し一元的に集約・分析できる状態を構築しましょう。
このように情報を「見える化」することで初めて、部門ごとに同じようなものを異なる価格で購入している無駄や過剰な在庫といった問題点が明らかになります。
間接材/副資材における現状を把握し、必要に応じて見直す
企業や部署によっては「副資材」という言葉の品目や範囲が曖昧であったり、解釈が異なっていたりするケースがあります。例えば、ある部署では特定の製造工程で使う補助材料を指し、別の部署ではオフィスで使う消耗品全般を含めていたりすると、全社的なデータを正確に分析することができません。
このような状況では効果的なコスト削減策の立案も困難になるため、最適化の取り組みを始める前に現状を把握し、間接材/副資材の定義と範囲を定めたうえで、全社共通のルールとして明確に定めましょう。
複数のサプライヤと取引をする
いわゆる「比較購買」を実践することで、市場における適正な価格水準を把握でき、不当に高い価格での購入を避けられます。価格交渉を行う際にも、他社の見積もりという客観的な根拠があれば、有利な条件を引き出しやすくなります。
また、比較対象は価格だけではありません。品質や納期、サポート体制、支払い条件なども含めて比較することで、より自社のニーズに合致したコストパフォーマンスの高いサプライヤを選定できます。
購買管理システムを利用する
間接材購買の最適化に向けた取り組みを、効率的に行ううえで有効なのが「購買管理システム」の活用です。購買管理システムとは見積もり依頼、承認、発注、検収といった一連の購買プロセスを電子化し、一元管理するためのITツールです。紙ベースの申請や手作業によるデータ入力といった非効率な業務が大幅に削減され、業務効率が向上します。
また、購買データが自動的にシステムに蓄積されるため購買活動の「見える化」が促進され、コスト分析や予実管理も容易になります。さらに、システム上で承認フローを構築することで、内部統制の強化にも寄与します。
まとめ
間接材は、事業活動に必要な購買品のうち、業務に必要な工具や消耗品など、直接材以外の購買品のことで、物品材とサービス材に分かれます。副資材は間接材の中でも製造プロセスで補助的に使用され、最終製品には含まれない物品や消耗品のことです。
両者とも企業運営に不可欠ですが、取り扱い商材が多岐にわたるため、物品・仕入先管理が困難である、各拠点や部門管理になりがちで調達購買プロセスが煩雑で負荷がかかりやすいなどの課題を抱えています。このような課題を解決するのが間接材購買管理システムの「SOLOEL」です。
「SOLOEL」は、最適な物品材やサービス材のスムーズな調達購買プロセス管理を支援するシステムです。カタログ購買機能や見積購買機能などを搭載しているほか、サービス材の契約内容管理や発注プロセスの電子化もひとつのシステムで実現し、全社的な業務効率化とコスト削減を実現します。調達購買業務の最適化をご検討中の方は、ぜひこの機会に「SOLOEL」の導入をご検討ください。
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